Как написать письмо
Не существует определенных требований к форме и содержанию любого вида писем, однако письмо, учавстующее в юридическом процессе, должно содержать только достоверную и актуальную информацию, так как в дальнейшем она будет использоваться гражданином для реализации своих прав.
Любое письмо должно содержать дату составления и должно быть подписано гражданином или уполномоченным лицом учреждения. В случае, если адресатом является организация или государственное учреждение, на письме должен быть указан номер, за которым зарегистрировано данное письмо в учетных документах организации. Письмо может быть направлено по почте, а может быть выдано на руки гражданину или представителю организации.
Наиболее часто используемые в юридической тематике письма, это информационное, сопроводительное и гарантийные письма.
Информационным письмом является документ, содержащий разъяснения о правах гражданина при разрешении какой-либо проблемы либо информирование гражданина о нормах законодательства, регулирующих ту или иную сферу правоотношений.
Информационное письмо выдается уполномоченным органом, в ведении которого находится разрешение ситуаций, с которыми обращаются разные заявители. Например, у гражданина есть предположение, что он по каким-то причинам не годен к военной службе, но при этом он сомневается в силу юридической неграмотности. В таком случае гражданин вправе обратиться в отдел военного комиссариата для получения разъяснений. Такие разъяснения будут предоставлены должностными лицами в виде информационного письма, которое будет содержать основания и ссылки на нормы законодательства, дающие гражданину право не служить в армии или получить отсрочку.
Для получения различных разъяснений граждане могут обращаться в консульства, посольства, образовательные учреждения, органы пенсионного фонда, налоговые органы и иные государственные и коммерческие учреждения.
Кроме получения информационных писем от учреждений сами граждане могут обращаться с различными письмами к организациям, должностным лицам или другим гражданам. В таких письмах граждане могут уведомлять эти организации о каких-либо намерениях или о каких-то обстоятельствах, которые дают им определенные права. Например, с помощью письма гражданин может поставить в известность органы прокуратуры об имеющихся нарушениях со стороны других органов, либо уведомить своего работодателя о намерении расторгнуть трудовой договор в случае невыполнения работодателем каких-то действий, либо обратиться в иные учреждения с информацией, которая по мнению гражданина имеет важное значение и затрагивает его интересы.
Помимо различных писем, с которыми обращаются граждане, а так же информационных писем, которые направляют сотрудники учреждений, существует такой вид письма как сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо прикладывается к документам, которые направляются гражданину или в организацию. Целью сопроводительного письма является разъяснение цели направления приложенных документов.
Например, при направлении каких-либо справок, запрашиваемых гражданином, учреждение, направляющее эти справки, указывает в сопроводительном письме дату получения запроса от гражданина, входящий номер и иную необходимую информацию, связанную с выдачей справок.
Еще одним из разновидностей писем являются гарантийные письма. В основном они используются в деловой переписке между организациями. Гарантийное письмо содержит в себе определенные обещания, гарантии, условия. Например, гарантия оплаты товара или обещание поставить его в определенный срок.