Вызывают в ГАИ для разбора, а у меня командировка.

Вопрос: Я ударил легковой автомобиль в заднюю дверь багажного от деления. Ситуация следующая: я двигался на своём авто по дороге с двухстороним движением, погодные услоаия были очень плохие шёл снег, гололёд и тёмное время суток. В переди был пологий поворот с небольшим уклоном проезжей части, поэтому скорость моего движения была 30-40 км/ч, впереди я увидел стоящий авто с включенными аварийнными огнями, я начал окуратно притормаживать но вследующий момент этот авто начал движение задним ходом мне навстречу, в результате произошло ДТП. Прибывший инспектор ДПС назначил разбор в отделении ГАЙ но меня отправили в служебную командировку и на разбор я не смогу придти. Как мне предупредить ГАЙ что я не смогу присутствовать на разборе и попросить перенести дату разбора ДТП официально. Что нужно написать: ходотайство, заявление или достаточно позвонить в группу разбора и попросить перенести дату разбора в связи с тем-то с тем.